Stosunek pracy obejmuje znacznie więcej niż tylko umowę i regularnie wypłacane wynagrodzenie. Chociaż to pensja najczęściej przyciąga uwagę, przepisy prawa pracy nakładają na pracodawców szereg dodatkowych zobowiązań. Ich celem jest ochrona zdrowia i życia pracowników, a także zapewnienie im godnych warunków oraz respektowanie gwarantowanych praw.
Znajomość tych regulacji jest podstawą do budowania uczciwych i partnerskich relacji zawodowych. W praktyce jednak teoria często rozmija się z rzeczywistością. Jak pokazują dane z okresowych badań, takich jak Europejskiego Badania Warunków Pracy (EWCS) prowadzonego przez Eurofound, wielu pracowników w Europie – mimo ogólnie wysokiej oceny warunków zatrudnienia – wciąż doświadcza nadmiernej presji, boryka się z zagrożeniami bezpieczeństwa lub ma trudności z pogodzeniem pracy z życiem osobistym. Precyzyjnie skonstruowana umowa znacząco ułatwia przyszłą współpracę i ogranicza ryzyko niejasności.
Jeszcze zanim nowo zatrudniona osoba faktycznie rozpocznie wykonywanie swoich zadań, na firmie ciąży kilka istotnych obowiązków. To właśnie one tworzą fundament prawny i organizacyjny współpracy, co zapewnia pracownikowi klarowność zasad oraz poczucie bezpieczeństwa. Pracodawca, który podchodzi do tego etapu z należytą starannością, od samego początku pokazuje, że troszczy się o zatrudnionych i buduje atmosferę opartą na zaufaniu.
Podstawowym i niepomijalnym krokiem jest zawarcie umowy o pracę. Pracownik musi otrzymać ją w formie pisemnej najpóźniej w dniu, w którym rozpoczyna pracę. W dokumencie należy precyzyjnie określić strony umowy, jej rodzaj (np. na czas określony, nieokreślony czy na zastępstwo), a także datę jej zawarcia i warunki pracy. Umowa powinna również zawierać szczegółowe informacje na temat zakresu obowiązków, miejsca ich wykonywania, wysokości wynagrodzenia z uwzględnieniem jego składników, wymiaru czasu pracy oraz terminu rozpoczęcia współpracy.
Ponadto, w ciągu siedmiu dni od nawiązania stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek zarejestrować nowego pracownika w ZUS, zgłaszając go do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Jest to bezwzględny wymóg, a jego niedopełnienie stanowi poważne naruszenie praw pracowniczych.
Przed przystąpieniem do pracy, każdy nowo zatrudniony musi przejść wstępne badania lekarskie. Mają one charakter profilaktyczny i służą potwierdzeniu, że stan zdrowia danej osoby pozwala na bezpieczne wykonywanie obowiązków na określonym stanowisku. Koszt takiej wizyty w całości pokrywa pracodawca, a czas poświęcony na badania jest traktowany jak czas pracy, za który przysługuje wynagrodzenie. To jednak nie wszystko – w zależności od charakteru stanowiska, po upływie kilku lat pracownik będzie kierowany na kolejne badania kontrolne w celu weryfikacji, czy warunki pracy nie oddziałują negatywnie na jego zdrowie.
Drugim niezbędnym elementem jest obowiązkowe szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), które musi zostać zrealizowane, zanim pracownik zostanie dopuszczony do wykonywania zadań. Program szkolenia najczęściej dzieli się na dwie części: instruktaż ogólny, dotyczący zasad obowiązujących w całym przedsiębiorstwie, oraz instruktaż stanowiskowy, który koncentruje się na specyficznych zagrożeniach i procedurach dla konkretnego miejsca pracy. Podobnie jak w przypadku badań, koszty szkolenia ponosi pracodawca.
Dopiero po zakończeniu obu tych etapów – uzyskaniu orzeczenia lekarskiego i odbyciu szkolenia BHP – pracownik może formalnie rozpocząć wykonywanie swoich obowiązków.
Dopełnienie formalności związanych z badaniami i szkoleniami nie zwalnia pracodawcy z dalszych obowiązków. Wręcz przeciwnie, od tego momentu jego rola staje się kluczowa w codziennym funkcjonowaniu firmy. Liczy się to, jakie warunki panują w miejscu pracy – czy jest ono bezpieczne, czy sprzyja zdrowiu i czy stwarza pracownikom możliwości rozwoju. Sposób, w jaki pracodawca realizuje te zadania, bezpośrednio wpływa na atmosferę w zespole, motywację oraz długofalową efektywność pracowników.
Jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy w codziennej współpracy jest terminowa wypłata wynagrodzenia. Musi być ona realizowana co najmniej raz w miesiącu, w stałym, z góry ustalonym terminie. Wysokość pensji nie może być niższa od ustawowej płacy minimalnej obowiązującej w danym roku. Pracodawca ma także obowiązek prowadzenia imiennej dokumentacji dotyczącej wszystkich świadczeń pracowniczych i okazywania jej na prośbę zatrudnionego. Do jego zadań należy również prawidłowe naliczanie dodatków, np. za pracę w godzinach nadliczbowych czy w porze nocnej.
Kwestie płacowe są ściśle powiązane z ewidencją czasu pracy, której ramy są precyzyjnie określone w przepisach. Standardowo, dobowy wymiar czasu pracy nie powinien przekraczać 8 godzin, a tygodniowy – przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy. Pracodawca jest zobowiązany do rejestrowania godzin przepracowanych przez każdego pracownika, co jest podstawą do prawidłowego obliczenia pensji i należnych dodatków. Prawo gwarantuje również okresy odpoczynku: co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz minimum 35 godzin ciągłego odpoczynku w ciągu tygodnia.
Chociaż uczciwe rozliczanie czasu pracy i wynagrodzeń jest korzystne dla obu stron, raporty Państwowej Inspekcji Pracy wskazują na częste nieprawidłowości w tym obszarze. Najczęściej spotykane naruszenia to brak precyzyjnej ewidencji godzin pracy oraz zaniżanie wynagrodzenia za nadgodziny. Takie praktyki świadczą o tym, że w wielu firmach nadal brakuje dbałości o transparentne zasady i rzetelne rozliczenia.
Poza kwestiami płacowymi i ewidencją czasu pracy, na przedsiębiorcy spoczywa odpowiedzialność za stworzenie bezpiecznego środowiska pracy. Z tego powodu każde stanowisko musi być objęte regularną oceną ryzyka zawodowego, a pracownicy powinni być świadomi potencjalnych zagrożeń związanych z ich obowiązkami. Dostęp do tych informacji pozwala im na zachowanie ostrożności i skuteczniejszą ochronę własnego zdrowia.
Jeśli wykonywane zadania niosą ze sobą dodatkowe ryzyko, takie jak praca na wysokości, obsługa maszyn, narażenie na hałas czy kontakt z chemikaliami, firma ma obowiązek dostarczyć pracownikom odpowiednie środki ochrony indywidualnej. W zależności od potrzeb mogą to być kaski, gogle, specjalistyczne rękawice, maski filtrujące czy nauszniki przeciwhałasowe. Niezbędne jest również zapewnienie odzieży i obuwia roboczego, dostosowanych do specyfiki stanowiska. Cały sprzęt musi być utrzymany w czystości i dobrym stanie technicznym, a w przypadku jego uszkodzenia lub zużycia – natychmiast wymieniony na nowy na koszt pracodawcy.
Często pomijanym aspektem BHP jest komfort termiczny. W czasie upałów, gdy temperatura w pomieszczeniach przekracza 28°C, pracodawca jest zobowiązany zapewnić załodze zimne napoje. Z kolei zimą, przy pracy na zewnątrz w temperaturze poniżej 10°C, pracownikom przysługują gorące napoje i posiłki regeneracyjne. Zgodnie z nowelizacją rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 28 czerwca 2025 roku, przepisy zostały doprecyzowane. Oprócz utrzymywania w biurach temperatury na poziomie co najmniej 18°C, pracodawcy muszą również pilnować, aby nie została przekroczona górna granica temperatur. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule: Nowe limity temperatur w pracy – od kiedy?
Pracodawca, który w pełni realizuje swoje zadania, dba nie tylko o bezpieczeństwo, ale również o rozwój zawodowy swoich pracowników. Do jego obowiązków należy stwarzanie warunków, które umożliwiają zdobywanie nowych i doskonalenie już posiadanych umiejętności. W przypadku, gdy szkolenie jest inicjowane lub akceptowane przez firmę, pracownikowi mogą przysługiwać dodatkowe uprawnienia. Może to być na przykład zwolnienie z części dnia pracy na czas zajęć lub przyznanie dodatkowego, płatnego urlopu szkoleniowego. Szczegółowe warunki udziału w takich programach są zazwyczaj określane w odrębnej umowie.
Taka współpraca opiera się na wzajemnym zaufaniu, które rozciąga się również na kwestię ochrony danych osobowych. Pracodawca ma prawo przetwarzać wyłącznie te informacje, które są określone w przepisach prawa lub są bezpośrednio niezbędne do wykonywania pracy. Nie wolno mu żądać danych wykraczających poza ten zakres. Co więcej, jeśli firma chce wykorzystać wizerunek pracownika, na przykład w celach marketingowych, musi uzyskać na to jego dobrowolną i świadomą zgodę. Pracownik ma również prawo do wglądu w swoje dane, ich poprawiania, a w uzasadnionych przypadkach także do żądania ich usunięcia.
Niezależnie od przyczyny decyzji o zmianie pracy – czy jest to przeprowadzka, chęć przebranżowienia się, czy poszukiwanie mniej wymagającego stanowiska – moment odejścia z firmy jest procesem uregulowanym przez prawo, a nie jedynie nieformalnym pożegnaniem. Dla pracownika jest to czas, w którym powinien otrzymać komplet dokumentów niezbędnych na dalszej drodze zawodowej lub podczas rejestracji w urzędzie pracy. Z kolei pracodawca jest w tym okresie zobowiązany do terminowego wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie nakładają na niego przepisy.
Proces zakończenia umowy o pracę jest uregulowany przez zasady zawarte w Kodeksie pracy. Kluczowym elementem jest okres wypowiedzenia, którego długość zależy od stażu pracy u danego pracodawcy:
Należy podkreślić, że powyższe zasady dotyczą wyłącznie umowy o pracę. Umowy cywilnoprawne, takie jak umowa zlecenia czy o dzieło, podlegają innym regulacjom i nie obowiązują ich kodeksowe okresy wypowiedzenia.
Jeśli to pracownik składa wypowiedzenie, wystarczy, że zrobi to na piśmie, bez podawania przyczyny swojej decyzji. Natomiast gdy to pracodawca rozwiązuje umowę na czas nieokreślony, musi wskazać konkretny i zgodny z prawem powód zwolnienia. Używanie ogólnikowych lub nieprawdziwych uzasadnień jest niedozwolone. W firmach, w których działają związki zawodowe, pracodawca ma dodatkowo obowiązek skonsultowania z nimi zamiaru zwolnienia pracownika.
Prawo zapewnia również szczególną ochronę przed zwolnieniem wybranym grupom pracowników, takim jak kobiety w ciąży, osoby przebywające na urlopach rodzicielskich czy pracownicy w okresie przedemerytalnym.
W dniu, w którym kończy się stosunek pracy, pracownik musi otrzymać świadectwo pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest wydanie tego dokumentu najpóźniej w ostatnim dniu świadczenia pracy, bez względu na przyczynę i tryb rozwiązania umowy. W świadectwie znajdują się kluczowe informacje podsumowujące przebieg zatrudnienia, takie jak okres pracy, zajmowane stanowiska, sposób ustania zatrudnienia czy dane o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym. Co ważne, wydania tego dokumentu nie można uzależniać od wcześniejszego rozliczenia się pracownika ze sprzętu służbowego czy dopełnienia innych wewnętrznych procedur. Zazwyczaj świadectwo wręcza się osobiście, a gdy jest to niemożliwe, należy je wysłać pocztą.
Zakończenie współpracy wiąże się również z koniecznością uregulowania wszystkich należności finansowych. W ostatnim dniu pracy pracownik powinien otrzymać finalne wynagrodzenie oraz wszystkie inne świadczenia wynikające z przepisów. Należy do nich przede wszystkim ekwiwalent za niewykorzystany urlop. W określonych okolicznościach, zwłaszcza gdy do zwolnienia dochodzi z przyczyn niezależnych od pracownika, przysługuje mu także odprawa, której wysokość jest powiązana z jego stażem pracy w firmie.
Przepisy prawa pracy to nie tylko zbiór formalnych regulacji, ale przede wszystkim fundament, który porządkuje codzienną współpracę między pracodawcą a pracownikiem. Mimo że wiele obowiązków zostało precyzyjnie określonych w ustawach, w praktyce nie wszystkie firmy w pełni ich przestrzegają – czasami jest to skutkiem braku wiedzy, a innym razem wynika z zaniedbań. Warto przy tym pamiętać, że określone powinności spoczywają również na pracowniku, a ich ignorowanie może skutkować sankcjami. Szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz w artykule: Kary porządkowe dla pracowników – kiedy i za co mogą być stosowane?
Znajomość przepisów daje pracownikowi możliwość spokojnego i merytorycznego działania w przypadku pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości. Czasem konsultacja z treścią kodeksu lub rozmowa z prawnikiem wystarczy, aby rozwiązać problem bez niepotrzebnej eskalacji. Nawet podstawowa wiedza o prawach przysługujących zatrudnionym pozwala poruszać się pewniej w środowisku zawodowym i dostrzegać te aspekty, które na co dzień mogą pozostawać niezauważone.
Źródła:
Artykuł przygotowany we współpracy z partnerem serwisu.
Autor: Joanna Ważny
Ul. Świerkowa 20B, parter, pokój 15
15 - 328 Białystok
tel. 85 745 70 79
